What happens when your managers give feedback without documenting it, and why "we've talked about it" isn't enough.
De manager die wachtte om te handelen
Tom is teamlead bij een softwarebedrijf met 120 mensen. Hij is een goede manager. Betrokken, eerlijk, gerespecteerd door zijn team.
Een van zijn developers, Pieter, presteert al maanden ondermaats. Iedereen ziet het. Collega’s werken om hem heen, maken subtiele opmerkingen, rollen met hun ogen wanneer zijn naam opduikt bij taakverdelingen. Maar niemand zegt het hardop.
Tom ziet het ook. En hij voert gesprekken. Af en toe, tussen twee meetings door, zegt hij dingen zoals "hé, we moeten het hebben over de laatste sprint" of "ik reken op jou voor dit project."
Pieter knikt. Belooft beterschap. En dan gebeurt er niets.
Negen maanden later
Het is november. De situatie is onhoudbaar. Een klantproject staat op het punt te ontsporen omdat Pieters deel niet af is. Twee goede developers hebben Tom apart genomen om te zeggen dat ze het niet meer aankunnen. Het is tijd om te handelen.
Tom stapt naar HR.
"Ik wil een formeel traject opstarten met Pieter."
HR stelt de vraag die elke HR-manager stelt: "Wat is er precies met hem besproken? Wanneer? Welke afspraken zijn gemaakt? Wat heb je gedocumenteerd?"
Tom staart naar zijn laptop. Er is niets. Geen dossier. Geen notities. Geen vastgelegde engagementen. Alleen een vaag gevoel dat hij er "al een paar keer over gepraat heeft."
En op dat moment zit het bedrijf vast.
Wat volgt
Hier wordt het pijnlijk. Het bedrijf heeft twee slechte opties:
Optie A: handelen zonder dossier. Risico op juridische problemen. Dure ontslagvergoeding. Een signaal aan de rest van het team dat prestaties eigenlijk niet echt tellen.
Optie B: achteraf een dossier opbouwen. Betekent maanden extra "formele gesprekken" om te documenteren wat negen maanden geleden al gedocumenteerd had moeten zijn. Intussen blijft het team gefrustreerd. En als Pieter in die periode toevallig vertrekt of ziek uitvalt, sta je weer bij af.
Tom kiest optie B. Het bedrijf verliest nog eens drie maanden. En ergens in februari vertrekt een van Toms beste developers - degene die het het minst nog kon verdragen - naar een concurrent.
De rekening
9 maanden verminderde output van Pieter (30% minder productief) | €12,000 – €18,000 |
Impact op teamproductiviteit (frustratie, workarounds) | €5,000 – €10,000 |
HR- en juridische uren om achteraf een dossier op te bouwen | €3,000 – €8,000 |
Mogelijke ontslagvergoeding zonder sterk dossier | €5,000 – €15,000 |
Verlies van de goede developer die opstapte | €35,000+ |
Totaal: 60.000-85.000. Voor één situatie.
En dit is eigenlijk nog een relatief milde versie. Het kan best nog erger.
Wat Tom echt nodig had
Tom had geen extra tijd nodig. Of meer moed. Of een moeilijk gesprek.
Hij had een plek nodig waar die gesprekken konden leven. Een plek waar hij na elk gesprek in twee minuten kon vastleggen: dit is wat we bespraken, dit zijn de engagementen, dit is de deadline die we afspraken, zo gaan we vooruitgang meten.
Geen bureaucratie. Geen formeel verbeterplan met drie handtekeningen. Gewoon een plek waar de informatie leeft. Opvolgbaar. Vindbaar. Deelbaar met HR wanneer nodig.
Want hier zit de paradox: de meeste prestatieproblemen worden niet erger door slechte gesprekken. Ze worden erger door goede gesprekken die nergens toe leiden.
De vraag voor jou
Denk aan een van je eigen managers. Iemand die momenteel met een moeilijk gesprek zit met een onderpresterende medewerker.
Als die manager morgen ziek wordt en jij moet overnemen, kun je dan terugvinden:
Wat is er besproken in de laatste drie gesprekken?
Welke engagementen zijn gemaakt?
Welke deadlines zijn afgesproken?
Wat de medewerker beloofde te doen?
Als het antwoord "nee" is, heb je geen underperformer. Je hebt een onvindbaar probleem.
En een onvindbaar probleem wordt altijd groter.
———————————————————————
Boek een demo van 30 minuten en ontdek hoe je alle feedback, 1:1’s en actiepunten op één plek samenbrengt.
Previous post:
