Je managers voeren de juiste gesprekken. Waarom komen ze niet tot bij jou?

De manager die vertrekt en alles met zich meeneemt

Thomas is salesmanager bij een bedrijf van 90 mensen. Hij leidt een team van 12 mensen. Hij is een goede manager, zijn team presteert, mensen blijven, de sfeer is gezond.

Hij doet zijn 1:1’s heel consequent. Om de twee weken, een halfuur, zonder uitzonderingen. Tijdens die gesprekken hoort hij enorm veel: wie worstelt met een klantrelatie, wie thuis iets aan de hand heeft waardoor die afgeleid is, wie klaar is voor een grotere rol, wie onlangs beledigd werd door een collega van een ander team, wie eraan denkt om te vertrekken.

Thomas luistert. Hij reageert. Hij onthoudt dingen.

Maar hij schrijft zelden iets op.

Niet uit onwil. Hij heeft het geprobeerd. Hij had ooit een notitieboekje specifiek voor 1:1’s. Na drie weken lag het begraven onder offertes op zijn bureau. Hij probeerde ook notities in zijn agenda te zetten, maar dan vond hij ze nooit meer terug wanneer hij ze nodig had. Een tijdlang hield hij dingen bij in een Word-document, maar tegen het derde gesprek was het al een rommeltje.

Dus nu onthoudt Thomas alles gewoon. Hij is scherp, hij heeft een goed geheugen, hij kent zijn mensen.

En dat is exact het probleem.

Wat HR weet en niet weet

Laten we naar de andere kant kijken.

Sofie is HR-manager bij hetzelfde bedrijf. Ze heeft een goede relatie met alle managers. Ze vertrouwt Thomas en werkt graag met hem samen.

Maar stel haar vandaag deze vragen:

• Welke teamleden van Thomas hebben aangegeven dat ze overwegen te vertrekken?

• Welke ontwikkelingsafspraken heeft Thomas met welke medewerkers gemaakt?

• Zijn er gevoelige situaties in het team waar HR van op de hoogte moet zijn?

• Welke onderwerpen blijven terugkomen in de 1:1’s?

Sofie kent de antwoorden niet. Niet omdat Thomas dingen voor haar verbergt. Niet omdat ze geen goede werkrelatie hebben. Maar omdat die informatie haar alleen bereikt wanneer Thomas spontaan beslist ze te delen - en in een drukke werkweek gebeurt dat zelden.

Tussen de 1:1’s van Thomas en het werk van Sofie staat een muur. Aan de ene kant: een schat aan inzichten over de mensen in het team. Aan de andere kant: een HR-manager die haar werk doet op basis van onvolledige informatie.

De klacht die HR wél hoort

Sofie krijgt pas informatie wanneer het al te laat is.

Een medewerker stapt binnen: "Ik heb dit al drie keer met Thomas besproken, en er gebeurt niets." Sofie is verrast. Ze wist niet dat er een probleem was. Ze vraagt Thomas ernaar, en hij zegt: "Ja, we hebben het inderdaad besproken. Ik dacht dat ik het onder controle had."

Ze bedoelen het allebei goed. Ze doen allebei hun job. En toch zit er nu een gefrustreerde medewerker in Sofies kantoor die het gevoel heeft dat er niets met zijn bezorgdheden gebeurt.

Dit is het patroon dat zich afspeelt in bijna elk groeiend bedrijf. Managers staan in de frontlinie van alles wat er op de werkvloer gebeurt. Zij horen dingen als eerste. Zij zien dingen als eerste. En dan verdwijnt die informatie ergens, in hun hoofd, in losse notities, in onafgewerkte acties, en bereikt HR pas op het moment dat de zaken al escaleren.

De gemiste kans

Denk aan alles wat Thomas in het afgelopen kwartaal in zijn 1:1’s heeft gehoord. Twaalf mensen, zes gesprekken per persoon, gemiddeld een halfuur. Dat is 36 uur aan inzichten.

Hoeveel daarvan heeft Sofie bereikt?

In de meeste bedrijven: misschien 5%. De rest zit in het hoofd van Thomas. En een aanzienlijk deel daarvan is informatie die Sofie echt zou moeten kennen - niet omdat ze wil micromanagen, maar omdat het haar zou helpen haar job beter te doen:

• Ze had vertrekrisico’s vroeger kunnen opmerken

• Ze had escalerende conflicten sneller kunnen voorzien

• Ze had ontwikkelingsvragen kunnen koppelen aan opleidingsbudgetten

• Ze had patronen over teams heen kunnen zien die vandaag onzichtbaar blijven

Dit zijn geen theoretische voordelen. Dit is concreet HR-werk dat gewoon niet gebeurt omdat de informatie niet op de juiste plaats leeft.

Dit is geen managerprobleem

Hier komt het belangrijke deel: dit is niet de fout van Thomas.

Hij heeft geen HR-opleiding. Hij is salesmanager. Zijn hoofdtaak is klanten bedienen en zijn team leiden. Documentatie voelt als overhead, niet als een kerntaak. Hij is geen eigenaar van HR-processen. Hij heeft geen tool waarmee hij in twee minuten dingen kan vastleggen. Dus doet hij wat elke goede manager in zijn situatie doet: hij onthoudt zoveel mogelijk en gaat door naar het volgende.

Het is ook niet Sofies fout. Zij doet haar best met de informatie die ze heeft. Ze checkt regelmatig in bij managers. Ze houdt haar eigen dossiers bij. Ze bouwt vertrouwensrelaties op.

Het probleem zit tussen hen in. Er is geen plek waar inzichten uit Thomas’ 1:1’s kunnen leven op een manier die (a) eenvoudig genoeg is voor Thomas om echt te gebruiken en (b) toegankelijk genoeg is voor Sofie om eruit te leren.

Wat er in de plaats zou kunnen bestaan

Stel je voor wat er mogelijk wordt wanneer die muur verdwijnt.

Thomas doet zijn 1:1 met Marie. Ze vermeldt dat ze eraan denkt een tweede taal te studeren om door te groeien naar internationale accounts. Thomas noteert het in twee minuten, onder Marie’s 1:1-thread. Hij tagt het als een ontwikkelingsdoel.

De volgende dag ziet Sofie - terwijl ze haar wekelijkse overzicht bekijkt -: Marie - ontwikkelingsvraag - taalopleiding - internationale accounts. Ze stuurt Thomas een bericht: "Wist je dat we net budget hebben vrijgemaakt voor taalopleiding? Zal ik haar laten weten welke opties beschikbaar zijn?"

In die kleine interactie is er fundamenteel iets verschoven. Marie voelt zich gehoord. Thomas voelt dat zijn werk geen bodemloze put is. Sofie kan haar HR-rol proactief opnemen in plaats van reactief.

Dit is geen sciencefiction. Dit is wat er gebeurt wanneer er een systeem is dat de natuurlijke 1:1’s van managers verbindt met het werk van HR. Geen extra taak voor de manager. Geen surveillancelaag vanuit HR. Gewoon een plek waar informatie die al bestaat terechtkomt waar ze nuttig is.

De vraag voor HR-managers

Als je HR-manager bent, stel jezelf dan deze vraag: wat gebeurt er in al die 1:1’s in je bedrijf waar jij niets over hoort?

Niet omdat managers iets verbergen. Maar omdat er geen brug is tussen hun dagelijkse gesprekken en jouw wereld. Die brug bouwen is geen micromanagement. Het stelt je in staat om je job goed te doen.

En misschien nog belangrijker: het stelt je managers in staat hun job goed te doen zonder het gevoel dat alles afhangt van hun geheugen.

————————————————-

Boek een demo van 30 minuten en ontdek hoe je alle feedback, 1:1’s en actiepunten op één plaats brengt.